Polisi
Mae Morgan LaRoche Limited ("Cwmni") wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth cyfreithiol o ansawdd uchel i'w holl gleientiaid.
Er mwyn ein cynorthwyo i wella ein safonau, rydym yn croesawu beirniadaeth adeiladol o'n gwasanaethau sydd hefyd yn helpu'r Cwmni i addasu i anghenion ei gleientiaid a gwella safon ein gofal cleientiaid.
Mae'r Cwmni yn trin pob cwyn yn gyfrinachol ac o ddifrif ac yn ystyried cwynion yn wrthrychol.
Mae gan holl gleientiaid y Cwmni yr hawl i gwyno mewn perthynas â honiadau o gamymddwyn proffesiynol a/neu ddarparu gwasanaeth proffesiynol annigonol gan gynnwys biliau/anfonebau a gyhoeddir gan y Cwmni.
Ni fyddwn yn codi tâl arnoch am ddelio â'ch cwyn.
Gweithdrefn
1. Os ydych yn anfodlon ag unrhyw agwedd ar ein gwasanaeth (gan gynnwys camymddwyn proffesiynol a/neu ddarparu gwasanaeth proffesiynol annigonol gan gynnwys biliau/anfonebau) a'ch bod yn dymuno gwneud cwyn, cysylltwch â Mr Stephen Mundy, Cyfarwyddwr y Cwmni sy'n gyfrifol am ddelio â Chwynion ("Cyfarwyddwr Cwynion").
Gallwch gysylltu â'r Cyfarwyddwr Cwynion –
- yn ysgrifenedig yn Morgan LaRoche, Blwch Post 176, Bay House, Phoenix Way, Abertawe SA7 9YT, neu
- dros y ffôn ar (01792) 277848, neu
- drwy e-bost drwy [email protected]
I gael gwybodaeth ychwanegol am eich hawliau mewn cysylltiad â honiadau o gamymddwyn proffesiynol, gwasanaeth proffesiynol annigonol neu mewn cysylltiad â bil/anfoneb, gallwch gysylltu â'r sefydliadau y cyfeirir atynt ym mharagraff 12.
Os bydd eich cwyn yn ymwneud â bil/anfoneb, efallai y bydd gennych hefyd yr hawl i wrthwynebu'r bil/anfoneb trwy wneud cais i'r Llys am asesiad o'r bil/anfoneb o dan Ran III o Ddeddf Cyfreithwyr 1974.
2. Bydd y Cyfarwyddwr Cwynion yn cydnabod eich cwyn yn ysgrifenedig o fewn tri diwrnod gwaith ar ôl derbyn eich cwyn. Bydd copi o'r weithdrefn gwyno hon yn cael ei roi i chi gyda'r gydnabyddiaeth honno.
Bydd materion sydd angen eglurhad mewn perthynas â'r gŵyn yn cael eu codi gyda'n cydnabyddiaeth hefyd.
3. Bydd eich cwyn yn cael ei chofnodi yng nghofrestr ganolog y Cwmni a bydd ffeil yn cael ei hagor i ddelio â'r gŵyn.
4. Yna bydd y Cyfarwyddwr Cwynion yn ymchwilio i'ch cwyn.
Bydd hyn yn cynnwys y Cyfarwyddwr Cwynion –
- Adolygu eich trafodiad / achos / ffeil fater;
- naill ai cyfweld â'r aelod o staff a ddeliodd â'ch cyfarwyddiadau neu ofyn am eu hymateb ysgrifenedig i'r gŵyn o fewn pum niwrnod gwaith o gydnabod eich cwyn; a
- Adolygu'r ymateb i'r honiad a'r wybodaeth a gynhwysir yn y ffeil gwynion yng ngoleuni cynnwys eich trafodiad/achos/ffeil mater o fewn dau ddiwrnod gwaith i'r cyfweliad neu dderbyn yr ymateb ysgrifenedig.
5. O fewn 10 diwrnod gwaith o gydnabod eich cwyn, bydd y Cyfarwyddwr Cwynion yn eich gwahodd i gyfarfod i drafod a cheisio datrys y gŵyn.
6. O fewn 3 diwrnod gwaith i'r cyfarfod, bydd y Cyfarwyddwr Cwynion yn ysgrifennu atoch i gadarnhau'r materion a drafodwyd a'r casgliadau y daethpwyd iddynt ac unrhyw atebion y cytunwyd arnynt gyda chi.
Os nad ydych yn dymuno dod i'r cyfarfod neu os nad yw'n bosibl i chi fod yn bresennol, o fewn 5 diwrnod gwaith o roi gwybod iddo am eich anallu i fynychu'r cyfarfod, bydd y Cyfarwyddwr Cwynion yn rhoi ymateb ysgrifenedig manwl i chi i'ch cwyn, gan gynnwys awgrymiadau ar gyfer datrys.
Os nad yw'r Cyfarwyddwr Cwynion wedi gallu cysylltu â chi i drefnu cyfarfod (oherwydd nad ydych ar gael), bydd o fewn 10 diwrnod gwaith i'r amserlen y cyfeirir ato ym mharagraff 5 yn anfon ymateb ysgrifenedig manwl atoch i'ch cwyn gan gynnwys awgrymiadau ar gyfer datrys.
7. Os nad ydych yn fodlon o hyd, dylech roi gwybod i'r Cyfarwyddwr Cwynion ac egluro eich rhesymau a byddwn yn adolygu ein penderfyniad yng ngoleuni'ch ymateb.
Bydd yr adolygiad yn cael ei gynnal gan Gyfarwyddwr arall (nad yw wedi bod yn rhan o'ch trafodiad/achos/mater), a fydd yn cynnal yr adolygiad o fewn pum diwrnod gwaith i'ch cais am adolygiad.
8. O fewn pum diwrnod gwaith ar ôl cwblhau'r adolygiad y cyfeirir ato ym mharagraff 7, cewch eich hysbysu o ganlyniad yr adolygiad ac o safbwynt terfynol y Cwmni ar eich cwyn ac egluro ein rhesymau sy'n arwain at ein casgliadau.
9. Bydd y Cwmni yn cysylltu â chi os bydd angen newid unrhyw un o'r amserlenni y cyfeirir atynt uchod ac esbonio'r rhesymau dros y newidiadau.
10. Os nad ydych yn fodlon o hyd, gallwch gysylltu ag un (neu, yn dibynnu ar natur eich cwyn, y ddau) o'r sefydliadau y cyfeirir atynt ym mharagraff 12.
Byddwn yn ailadrodd eich hawl i gysylltu â'r sefydliadau y cyfeirir atynt ym mharagraff 12 isod ar ddiwedd ein gweithdrefn gwyno a beth bynnag yw canlyniad eich cwyn. Mae gwybodaeth ychwanegol am yr hawliau y gallai fod yn rhaid i chi gyfeirio eich cwyn at Ombwdsmon Cyfreithiol Cymru a Lloegr wedi'i nodi yn ddiweddarach yn y polisi hwn.
Fel arfer mae'n rhaid i chi gyfeirio eich cwyn at Ombwdsmon Cyfreithiol Cymru a Lloegr o fewn chwe mis i'n hymateb ysgrifenedig terfynol i'ch cwyn.
11. Rhowch wybod i'r Cyfarwyddwr Cwynion os ydych yn dymuno gwrthod cynnig i adolygu ein penderfyniad fel y nodir ym mharagraff 7 ac egluro eich rhesymau.
Os byddwch yn gwrthod y cynnig o adolygiad a'ch bod yn dal yn anfodlon, gallwch gysylltu ag un (neu yn dibynnu ar natur eich cwyn, y ddau) o'r sefydliadau y cyfeirir atynt ym mharagraff 12.
Byddwn yn ailadrodd eich hawl i gysylltu â'r sefydliadau y cyfeirir atynt ym mharagraff 12 isod ar ddiwedd ein gweithdrefn gwyno a beth bynnag yw canlyniad eich cwyn. Mae gwybodaeth ychwanegol am yr hawliau y gallai fod yn rhaid i chi gyfeirio eich cwyn at Ombwdsmon Cyfreithiol Cymru a Lloegr wedi'i nodi yn ddiweddarach yn y polisi hwn.
12.1 Am wybodaeth ychwanegol am eich hawliau mewn cysylltiad â honiadau o gamymddwyn proffesiynol, gallwch gysylltu â –
Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr The Cube, 199 Wharfside Street, Birmingham B1 1RN.
Manylion cyswllt – Ffôn:- 0870 606 2555 (y tu mewn i'r DU), neu +44 (0)121 329 6800 (galwadau rhyngwladol) rhwng:-
- 08.00 i 18.00 Dydd Llun, Mercher, Iau a Gwener
- 09.30 i 18.00 Dydd Mawrth
Mae manylion cyswllt ychwanegol ar gael drwy wefan yr SRA: www.sra.org.uk
Yr Awdurdod Rheoleiddio Cyfreithwyr yw corff rheoleiddio annibynnol Cymdeithas y Gyfraith.
12.2 Am wybodaeth ychwanegol am eich hawliau mewn cysylltiad â honiadau o wasanaeth proffesiynol annigonol, gallwch gysylltu â'r canlynol -
Ombwdsmon Cyfreithiol Cymru a Lloegr yn PO Box 6167, Slough, SL1 0EH.
Manylion cyswllt:- Llinell Gymorth Ffôn:- 0300 555 0333 rhwng 08.30 a 17.30 Dydd Llun i Ddydd Gwener
E-bost: [email protected]
Gwefan: www.legalombudsman.org.uk
Mae gwybodaeth ychwanegol am yr hawliau y gallai fod yn rhaid i chi gyfeirio eich cwyn at Ombwdsmon Cyfreithiol Cymru a Lloegr wedi'i nodi yn ddiweddarach yn y polisi hwn.
Ombwdsmon Cyfreithiol Cymru a Lloegr – Gwybodaeth ychwanegol
Nid yw pob cleient yn gymwys i gyfeirio cwyn at Ombwdsmon Cyfreithiol Cymru a Lloegr ("LeO").
Mae cymhwysedd yn dibynnu ar eich bod yn bodloni'r meini prawf a nodir yn rheolau cynllun LeO y gellir eu gweld ar y wefan y cyfeirir ati ym mharagraff 12.2 o'r polisi hwn. Mynediad i "Wybodaeth i Ddefnyddwyr" ac yna cyrchwch y ddolen "Ein Rheolau Cynllun".
Fel arall, gallwn roi copi caled i chi o reolau'r cynllun ar gais.
Mae gwasanaeth Leo yn rhad ac am ddim.
Pwy sy'n gallu cwyno?
Efallai bod gennych hawl i gwyno.
Mae meini prawf cymhwysedd wedi'u nodi yn rheolau cynllun LeO. Oni bai eich bod wedi darparu'r wybodaeth sy'n ofynnol gan LeO, a fydd yn ein galluogi i egluro'r sefyllfa, ni fyddwn yn gallu rhoi gwybod i chi a ydych yn gymwys ai peidio. Yn yr achos hwnnw, neu'n ychwanegol / fel arall, rydym yn awgrymu eich bod yn egluro eich cymhwysedd gyda LeO beth bynnag. (Cyfeiriwch at y dudalen flaenorol am fanylion cyswllt).
Beth allwch chi gwyno amdano?
Gall y gŵyn ymwneud â gweithred / hepgoriad gennym ni (gan gynnwys cwynion am fil/anfoneb) wrth weithredu ar eich rhan.
O 1 Chwefror 2013, bydd LeO hefyd yn ystyried cwynion a wneir gan ddarpar gleientiaid. Mae hyn yn golygu, er enghraifft, y bydd LeO yn gallu derbyn cwynion pan fydd gennym -
- Gwrthod yn afresymol i ddarparu ein gwasanaethau i chi
- Cynnig parhaus neu'n afresymol wasanaeth nad ydych ei eisiau
Amserlenni
Fel arfer, ni allwch gyfeirio cwyn at LeO oni bai eich bod wedi defnyddio ein gweithdrefn gwyno gyntaf.
Fodd bynnag, gallwch gyfeirio cwyn at LeO os –
1) nad yw'r gŵyn wedi'i datrys i'ch boddhad o fewn wyth (8) wythnos ar ôl i'r gŵyn gael ei gwneud i ni.
2) Mae LeO o'r farn bod rhesymau eithriadol dros ystyried y gŵyn –
(a) yn gynharach, neu
(ii) heb i'r gŵyn gael ei gwneud yn gyntaf i ni, neu
(iii) pan fo LeO o'r farn nad yw'n bosibl datrys rhyngom oherwydd methiant na ellir ei adfer yn ein perthynas.
Fel arfer, rhaid cyfeirio cwyn i LeO hefyd at LeO o fewn –
a) Chwe (6) mis ar ôl i chi dderbyn ymateb terfynol gennym ni, os yw'r ymateb hwnnw'n cydymffurfio â'r gofynion a nodir yn rheol 4.4 o reolau cynllun LeO.
A
b) chwe (6) mlynedd o ddyddiad y weithred/anwaith, neu
(c) tair (3) blynedd o'r dyddiad y dylech fod wedi gwybod yn rhesymol bod sail , a
O ran b) ac c) uchod –
i) rhaid i'r weithred neu'r anwaith yr ydych yn dymuno cwyno amdano fod wedi digwydd ar neu ar ôl 06 Hydref 2010 neu
(ii) Os digwyddodd y weithred neu'r anwaith cyn 06 Hydref 2010, dim ond ar neu ar ôl 06 Hydref 2010 y daethoch yn ymwybodol ohoni.
Yr Ombwdsmon Cyfreithiol yw’r corff annibynnol a sefydlwyd gan y Swyddfa Cwynion Cyfreithiol o dan Ddeddf Gwasanaethau Cyfreithiol 2007 i ddelio â chwynion yn erbyn Cyfreithwyr.
Gall yr Ombwdsmon Cyfreithiol:
- Ymchwilio i ansawdd y gwasanaeth proffesiynol a ddarperir gan gyfreithiwr i gleient.
- Ymchwilio i honiadau bod cyfreithiwr wedi torri rheolau ymddygiad proffesiynol.
- Ymchwilio i honiadau bod cyfreithiwr wedi gwrthod yn afresymol â darparu gwasanaeth proffesiynol i ddarpar gleient
- Ymchwilio i honiadau bod cyfreithiwr wedi cynnig gwasanaeth proffesiynol yn gyson neu’n afresymol nad yw’r cleient ei eisiau
Cyn y bydd yn ystyried cwyn mae Ombwdsmon y Gyfraith yn gyffredinol yn mynnu bod Gweithdrefn Gwyno fewnol y cwmni (a amlinellir uchod) wedi'i disbyddu. Os yw Ombwdsmon y Gyfraith yn fodlon bod cynigion y cwmni ar gyfer datrys cwyn yn rhesymol, gall wrthod ymchwilio ymhellach.
Bydd yn rhaid i chi ddod â’ch cwyn i’r Ombwdsmon Cyfreithiol o fewn 6 mis i dderbyn ymateb terfynol gennym ni am eich cwyn.
Mae’r Ombwdsmon Cyfreithiol yn disgwyl i gwynion gael eu gwneud iddo o fewn blwyddyn i ddyddiad y weithred neu anwaith yr ydych yn pryderu yn ei gylch neu o fewn blwyddyn i chi sylweddoli bod pryder.
Wedi'i awdurdodi a'i gymeradwyo gan Fwrdd Cyfarwyddwyr Morgan LaRoche Limited.
